AMSA

Amalgameerde Mikroleners van Suid-Afrika

Administrasie en Personeel
 

AMSA RISIKO BELEID

Beveiliging van personeel, bates en geld

In die belang van veiligheid en sekuriteit, en die beskerming van personeel, word die ondergenoemde inligting aan kantore bekendgemaak:

1.  Veiligheidsamesprekings

Hou gereeld veiligheidsamesprekings en betrek die kantoor se Streekverteenwoordiger en personeel daarby, sowel as die eksterne sekuriteitsmaatskappy (indien enige), plaaslike SAPD ens.

2.  Inrig van kantore

Rig die kantore volgens AMSA se aanbevole veiligheidstandaarde in.  Dit sluit in veiligheidsglas, sekuriteitskameras, alarms, kluise, sleutel- en slotbeheer en 'n nooduitgang. Alarms behoort weekliks in samewerking met die diensverskaffer getoets te word ten einde te verseker dat dit werk.  Wees bedag op skade aan die alarmstelsel soos sabotasie deur personeel of muise wat drade afvreet.

Noodknoppies wat om die nek gedra en op strategiese plekke in die kantoor aangebring is, is noodsaaklik.  Dra sorg dat daar minstens twee per kantoor is.

Verkry die plaaslike owerheid se brandbestrydingsregulasies en kom die voorskrifte wat daaruit spruit na.

Wenke:

As jy nie deur die voordeur kan sien nie, plaas 'n traliehek daarvoor of installeer 'n loergaatjie.  Onthou egter dat kliŽnte ongehinderde toegang verkies.

Moet nie kennisgewings op die deur plaas wat aandui dat jy uit is, bv bank toe nie, of vir 'n Saterdag of langnaweek gesluit is nie.  Gee sover moontlik hierdie tipe inligting mondelings aan kliŽnte.

Sekere strategiese buitevensters mag moontlik ook met koeŽlvaste glas toegerus word.

Tref voorsorg met skuiwers dat skuifdeure nie uit hulle spore getel en toegang sodoende verkry kan word nie.

Installeer voldoende beligting binne, sowel as buite die perseel.

Beheer bome en struike naby die gebou ten einde uitsig te verbeter en skuilplek vir oortreders uit te skakel.

Maak vensters deeglik toe wanneer die kantoor verlaat word.

Maak vriende met die bure en help mekaar oor en weer met waaksaamheid.

                                                         2a.  Sleutels en slotte

Slotte, sleutels en sleutelbeheer is sekerlik van die vernaamste veiligheidsaspekte van 'n kantoor.

Vervang al die slotte sodra jy 'n nuwe perseel betrek. Verseker dat die slotte sterk is.  Sommige "aanbevole" slotte word met een hamerhou op die regte plek flenters geslaan!

Ruil van tyd tot tyd slotte om.

Hou 'n sleutelregister by en sluit spaarsleutels weg, verkieslik op 'n ander perseel. Moet nie sleutels, en veral nie spaarsleutels, laat rondlÍ nie.

Moet nie sleutels merk deur 'n identifiserende merker daaraan te sit nie.  Hoe maklik kan 'n rooftog nie wees as 'n bos sleutels opgetel word, en die volledige kantoornaam en adres verskyn daarop nie!

Dra die sleutels in alle gevalle aan die lyf.  Sleutels wat in motors lÍ, of op 'n rak in die huis, verdwyn saam met die motor  in die geval van 'n diefstal, of met 'n huisinbraak, en nooi die dief uit om toe te slaan.

Moet nie al die kantoorsleutels aan een bos dra nie.  Hou die voordeursleutel en die toegangsleutel tot die eerste sekuriteitsarea (gewoonlik tussen die twee hekke) aan een bos.  Die sleutel van die tweede sekuriteitshek en die kluis is aan 'n ander bos.  As van die sleutels in verkeerde hande beland, het die dief nie toegang tot die hele kantoor nie!

Moet nooit sleutels in deure laat nie.

Moet nie sleutels onder die deurmat of in blompotte voor die kantoor wegsteek vir ander personeellede nie.

Installeer addisionele slotte aan skuifdeure en aan buitevensters.

3. Verantwoordelike persoon

Wys 'n verantwoordelike persoon aan om na veiligheid en sekuriteit in die kantoor om te sien, wat ook die verklaring t o v sekuriteit wat deur AMSA verlang word, onderteken, en wat toesien dat elke personeellid die geheimhoudingskontrak, wat deel van die interne sekuriteit is, verstaan en onderteken.

4.  Noodplan

Elke kantoor moet oor 'n skriftelike gebeurlikheids- of noodplan beskik wat elke personeellid se taak en optrede in noodsitusies uitspel.  Dit sluit in om ontsnaproetes te bepaal.  Gaan ontsnaproetes gereeld na en maak seker dat al die deure kan oopmaak, en dat die roete bv nie as stoorplek gebruik word nie.

Die noodplan word gereeld ingeoefen en personeel moet paraat wees.

Die noodplan sluit geheime kodes of handgebare/gesigsuitdrukkings in, wat mekaar van 'n noodsituasie inlig.  Veral wanneer die kantore soggens oop en saans na werk gesluit word, moet elke persoon paraat en waaksaam wees.

'n Afskrif van die volledige noodplan, wat insluit tipes en nommers van slotte en duplikaat sleutels, behoort in die besit van die Streekverteenwoordiger of 'n ander betroubare en maklik bereikbare persoon buite die kantoor te wees, sodat toegang en hulp maklik in 'n noodsituasie daarmee bewerkstellig kan word.

5.  Versekering

Dra sorg dat versekering volgens verwagte risiko's uitgeneem is teen lewensverlies en skade aan eiendom of verlies van geld.

Pas premies gedurig aan vir vervangingswaarde soos wat inflasie bv rekenaars se vervangingswaarde duurder maak.

6.  Wees sekuriteitsbewus

Memoriseer en neem alles waar indien iemand verdag voorkom.  Hoeveel insittendes is daar in 'n voertuig, watter maak en kleur voertuig dit is, en wat is die registrasienommer (al is dit waarskynlik vervals).

Lig mede-personeellede onmiddellik van ontluikende situasies in.

Maak seker dat die "verdagte" bewus daarvan is dat hy dopgehou word  -  hy mag dalk sy planne laat vaar.

"Verdagtes" toon tekens van senuweeagtigheid.

Booswigte tree gewoonlik in groepe van twee en meer op.

Let spesifiek op 'n verdagte se kleredrag en gelaatstrekke.  Dit help later met uitkenning.  Klere kan ook wapens versteek.  Waarom word 'n jas bv. in die somer gedra?

Dra kennis dat die booswig se grootste wapen die verrassingselement is.  Deur oplettend te wees kan die situasie vooraf ontlont word.

Onthou dat booswigte die kantoor gewoonlik vir weke dophou en die roetines en swakpunte vasstel voordat hulle toeslaan.  Hulle probeer ook om soveel as moontlik persoonlike inligting van personeel uit te vind.  Waarskynlik was die booswig meer as een keer reeds in die kantoor.

Booswigte word meestal met binne-inligting toegerus voordat hulle optree.  Van 'n kantoor se personeel is dus moontlik by 'n roof betrokke.  Ten opsigte van personeel moet opgelet word na:

Personeel wat skielik senuweeagtig voorkom.
'n Personeellid wat skielik vra om die kantoor te verlaat, en lank wegbly, of vra om vroeg van diens af te gaan.
Personeel wat  met "siekverlof" is op dae wanneer groot bedrae geld in omloop is (besige dae, trekkings).
Personeel wat gereeld oproepe ontvang en senuweeagtig voorkom of rondkyk.
Personeel met wie diensprobleme ondervind word, en wat die eienaar mag "haat" of wil leed aandoen.
Personeel met lenings of finansiŽle of persoonlike probleme, wat afgedreig kan word.

Dit is ook die ongeskrewe reŽl dat personeel nie met kliŽnte vriende maak, nie by hulle kuier en nie by hulle geld leen nie.  Wees veral versigtig waar familielede van personeel betrokke of teenwoordig is.

Dring daarop aan dat personeel optree soos in die vertroulikheidsooreenkoms met hulle uitgespel.  Geen inligting van die kantore en veral van geld in omloop en trekkingsdae, mag aan enige iemand bekend gemaak word nie.  Soms glip hierdie inligting sommer by informele gesprekke of by 'n braaivleis uit.

Wees veral paraat wanneer u die kantoor oop of toesluit. Sekere kantore wag dat alle personeel opdaag voordat hulle oopsluit en almal beweeg dan gelyk in.  Ander versoek die sekuriteitsmaatskappy (indien van so 'n diens gebruik gemaak word) om met oop-  en toemaaktyd byderhand te wees.

Wanneer kliŽnte in die kantoor is (al is hulle ou en bekende kliŽnte) word daar nooit deur personeel tussen die voor en agterkant van die kantoor deurbeweeg nie.

Wanneer u tydelik uit was en terugkeer, wees spesifiek waaksaam.  Waar is u konsultante en hoe tree hulle op?  Is daar verdagte persone in die omgewing, en veral by jou parkeerplek?

7.  Geld in transito

VoorsorgmaatreŽls wanneer geld vervoer word:

Moet nooit met geld in transito dieselfde roetine volg nie. Moet nie:

Elke keer dieselfde pad ry nie.

Op dieselfde tyd geld bank of geld onttrek nie.

Dieselfde persoon bank toe stuur nie.

'n Maklik identifiseerbare geldtas, sak of trommel gebruik nie.

Dieselfde voertuig gebruik nie.

VoorsorgmaatreŽls wanneer van 'n sekuriteitsonderneming gebruik gemaak word:

Keur 'n onderneming streng t o v geskiedenis, tipe persoon in diens van onderneming, opleiding van hulle personeel en kwalifikasies.  Is die maatskappy en elke werker by die beheerliggaam vir die bedryf geregistreer?

Verkry verwysings van ander kliŽnte van die onderneming.

Bou 'n goeie verstandhouding met hulle op.

(Onthou dat die skolastiese kwalifikasies en opleiding van sekuriteitspersoneel in Suid-Afrika baie swak vergelyk met die norm in die res van die wÍreld)

8.  Optrede

Optrede in geval van motorkaping:

Oorhandig voertuig en besittings sonder weerstand aan kapers.  Lewens is meer werd as geld.

Probeer kapers identifiseer aan kenmerkende gelaatstrekke, lengte, kleredrag, stemme, letsels, vuurwapens, hulle voertuig se maak, kleur, registrasienommer, ens.

Meld kaping onmiddellik aan.  Indien 'n helikopter gou kan opstyg, is die kans dat die skelms gevang kan word, baie groter.

Pasop vir mense wat met gesteelde uniforms hulle as geregsdienaars voordoen.  SAPD lede wat aan diens is werk gewoonlik twee-twee saam, en sit die blou lig van hulle motor aan indien hulle iemand agtervolg of wil aftrek.

Optrede in geval van roof of gyselaarsituasie:

In 'n gyselaarsituasie is die eerste 15 - 20 minute van die grootste belang, aangesien dit bepaal wie die situasie beheer - die booswig of die gyselaar.

Hoe meer uitgeput 'n booswig raak, of hoe langer 'n situasie uitrek, hoe meer aggressief raak hy.

Respekteer die booswig en probeer kalm optree.

Ontsnap slegs as jy doodseker is dat jy sal wegkom.

Deur bravado te openbaar en kanse te waag, word jou eie en ander se lewens in gevaar gestel.

Kalmeer medegyselaars en konsentreer op die behoud van geesteswelstand en die realiteit.

Beweeg, al is dit in 'n klein spasie, om bloedsirkulasie te stimuleer.

Drink soveel moontlik water om dehidrasie en uitputting teen te werk.

Indien u traangas ruik, lÍ plat op die grond en stil.

Moet nie die telefoon antwoord as dit lui nie  -  los dit vir die booswig, of wag vir 'n opdrag van hom.

Wees versigtig op wie jy vertrou.  Booswigte tree meestal  in samewerking met interne personeel op.

9.  Opgesom.

Beskerm die kantoor en personeel so goed as moontlik.
Stel 'n noodplan op.
Laat 'n afskrif van die noodplan en sekere sleutels by 'n betroubare, bereikbare buite-persoon.
Lei personeel op.
Wees deurentyd waaksaam en op die hoede.
Let deurentyd op moontlike afvallige optrede deur personeel.
Gaan die doeltreffendheid van kommunikasiestelsels na nooddienste gereeld na.
Bepaal die misdaadneigings en -tendense in u omgewing gereeld.
Reageer pro-aktief.
Handhaaf goeie verhoudings en ruil inligting gereeld met plaaslike SAPD uit.

En onthou  -  vanaf Oktober tot Desember is geldrowers op hulle aktiefste  -  hulle doen ook Kersinkopies!!

 

 


AMSA Standaardvorms

Die onderstaande lys van standaardvorms is vanaf u Streekverteenwoordiger  beskikbaar, en kan aangevra word vir gebruik.  Dit kan per e-pos aan kantore gestuur word.

Aangesien die inhoud van die standaardvorms van tyd tot tyd aangepas word, onder andere as gevolg van wetswysigings wat aanpassings noodsaak, is dit belangrik dat kantore oor die jongste weergawe van vorms vir gebruik beskik.  Neem daarom asseblief die vrymoedigheid om van hierdie diens gebruik te maak.  Wenke en voorstelle vir verbetering sal ook waardeer word.

1.        Aansoek om vryevergunning
2.        Aansoek vir eienaarstelsel
3.        Beleggingsooreenkoms
4.        Beveiliging van kantore
5.        Dienskontrak  -  Bestuurder
6.        Dienskontrak  -  Werknemer
7.        Koopkontrak  -  individu na regsentiteit
8.        Nuwe kantoor  -  besonderhede
9.        Onafhanklike kontrakteursooreenkoms
10.      Skuldooreenkoms
11.      Verklaring t o v Vreemde Kapitaal
12.      Vertroulikheidskontrak  -  Kontrakteurs
13.      Vertroulikheidskontrak  -  Werkgewer/Werknemer
14.      VVO kontrak  -  addendum
15.      VVO kontrak
16.      Confidentiality agreement  -  Employer/Employee
17.      Confidentiality agreement  -  Contractors
18.      Franchise agreement
19.      Memorandum of agreement  -  Employee
20.      Memorandum of agreement  -  Manager
21.      Verkorte heraansoek  -  BF
22.      Verkorte heraansoek  -  CW
23.      Verkorte heraansoek  -  NW

Kantore kan ook hulle eie skryfbehoeftes vanuit die Elfinprogram druk  -  briefhoofde, komplimetÍre strokies, visitekaartjies ens.  Die meeste skryfbehoeftes kan in kleur of in swart-en-wit gedruk word.